关于印发《三码必中一码
会计档案管理暂行规定》的通知
有关单位：
现将《三码必中一码会计档案管理暂行规定》印发给你们，请遵照执行。
二○一○年四月十三日
三码必中一码会计档案管理暂行规定
第一章总则
为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》及财政部《会计档案管理办法》的规定,结合本院实际情况，制定本规定。
第二章 会计档案管理部门
1、本院档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。会计档案的具体管理工作由财务部门负责，由财务部门指定专人负责在专门地点保管。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
2、财务部门必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第三章 会计档案归档的范围
1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，年度终了都必须按照规定归档。
2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。
3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。
4、其它会计核算资料。银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保管的会计专业核算资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。
第四章 会计档案的整理
会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。
1、会计凭证。
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。
（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。
（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。
2、会计账簿。
各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。
（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。
（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。
（4）会计账簿的装订顺序：
会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。
（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。
（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。
（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。
（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。
3、会计报表。
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。
财务处采用电子计算机进行会计核算，年终应装订保存打印出的纸质会计档案。
第五章 会计档案的归档保管
1、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。年终编制会计档案清册，并形成会计档案电子文档。
2、当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管三年，期满后应当由会计机构编制移交清册，全部移交档案部门并由专人保管。移交档案部门并由专人保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理，以分清责任。各经办人员对移交归档的会计档案应造具清册，一式三份，必须有移交人、接交人、会计档案负责人签字。档案接管人员应按清册逐一清点接受。
3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。
第六章 会计档案的借阅使用
1、财务处建立健全会计档案和查阅、复制登记制度。
2、财务处保存的会计档案不得借出。凡需查阅或复制会计档案的人员，须经财务负责人和本部门领导批准，并办理调阅登记手续。
3、查阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。
4、查阅会计档案人员，不得将会计档案携带出档案室，特殊情况，须经学院领导批准。
5、涉及学院秘密的重要档案，一律不准查阅。确因工作需要查阅的，需由部门负责人和财务负责人批准，经院领导签字批准后方可。
第七章 各种会计档案保管期限
1、会计凭证保管15年。
2、会计账簿保管15年，其中现金和银行存款日记账保管25年。
3、会计报表保管3年，其中年度决算表永久保管。
4、发票保管5年。
第八章 会计档案的销毁
1、会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管领导和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。
2、按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。
第九章 会计电算化档案管理
1、会计电算化档案是指以磁性介质存储在计算机中的会计数据和计算机打印的书面形式的会计信息，包括记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等，以及会计软件系统开发运行中编制的各种文档程序和其他会计资料。
2、对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。
第十章 附则
1、本规定自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。
2、附表：《会计档案保管期限表》
