本网讯 2011年教学秘书培训暨工作研讨会于2011年11月20日在咸宁召开，副校长黄颂、教务处处长夏力、正处级调研员刘原、副处长王青、各院（系）教学秘书及教务处相关科室负责人参加了此次会议。会议由教务处处长夏力主持。
夏力处长首先就本次会议的背景和目的进行了说明，他指出，学校将在近期接受教育部本科教学工作合格评估。同时，学校的人才培养模式根据社会的发展变化，也将作一些大的调整。教务管理系统也将在新学期开始启用。这都要求对各院（系）教学秘书进行培训，提高管理、服务、工作能力，使教学秘书通过学习了解学校教学发展目标，做好本职工作，为教学服务。
教务处数字化管理科李波就新教务系统的使用，做了“用好新系统，方便你我他”的主题发言。他从为什么用、用什么、怎么用三个方面展开阐述了新系统的功能和操作。并希望教学秘书通过对系统的规范使用，更加完善和规范我校的教务管理，把系统的功能和工作结合起来，促使新系统的功能最优最大化。
王青副处长从明确工作职责、熟悉工作流程、掌握工作规范、探索工作技巧四个方面对教学秘书进行了专题培训。她指出，教学秘书的主要的工作职责主要涵盖了配合主管领导进行日常教学管理、处理日常教学工作、上令下达、下情上报、管理各种档案材料等几个方面。在这个基础上，要熟悉相关的常规工作流程和专项工作流程，并掌握课程建设、考试实践、学籍管理等工作的规范要求。考虑到教学秘书中有不少新手，教务处在会前还专门编制了包含“常规教学工作流程和各专项工作流程”的会议资料，帮助教学秘书尽快熟悉并规范教学管理工作。
王青副处长还着重强调了教学秘书的工作技巧，她指出，这两年教学秘书岗位人员变动较大，新上岗的教学秘书应通过掌握三个联系方式（职能部门、院系、本院系领导、教师及学生骨干）、用好两个网络（教学工作QQ群、教务在线）来尽快熟悉工作环境，迅速打开工作局面。同时，还要加强沟通，协调处理各种关系，营造良好的工作氛围。要尊重教师和学生，有服务意识，要具有奉献精神；要遵守工作原则，能灵活处事，具备良好的沟通能力。此外，根据教学秘书工作范围上服务对象多，上级主管多，经手事务多，内容上综合性、时效性和繁杂性强的特点，王青副处长强调要“统筹兼顾，提高工作效率”，并提出了了对应的工作原则：一是要对照工作计划提前安排准备工作，二是要分清主次先急后缓。
会上，各院（系）教学秘书还就改进期末考试工作、加强考风考纪建设及如何促进教学与学工部门的合作等议题进行了研讨。
最后，黄颂副校长做了总结发言。他指出，教学工作是学校的中心工作。教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。教学秘书是一个全局性、专业性、服务性、行政性很强的岗位，各院（系）教学秘书通过这次培训暨工作研讨会不仅交流了工作，同时也提高了大家的认识，是一个很有意义的会议。他从五个方面对教学秘书的工作提出指导性建议：一是要更新观念，明确岗位重要意义；二是要勤做、勤思、不断提高业务能力；三是要切实增强责任意识和服务意识，确保教学工作正常运行；四是要加强沟通和协调，及时处理和发现各种问题；五是要统筹兼顾，协调好个人发展与本职工作的关系。
本次教学秘书培训，将提高教学管理水平同迎接新建本科院校教学合格评估结合起来，统一了思想，明确了规范，收到了良好的效果。今后教学秘书培训将作为每年的一项常规工作，针对不同的工作重点，分专题安排培训，不断提高教学秘书队伍的综合素质和业务能力。
