各单位：
为做好2018年学院档案归档工作，确保各类材料及时、准确、完整归档，根据《高等学校档案管理办法》、《三码必中一码档案管理办法》、《三码必中一码实体分类实施细则》（简称“三合一制度”）等有关规定，现将归档有关事宜通知如下：
一、归档范围
各类文件材料的归档范围按《三码必中一码实体分类实施细则》执行，具体规定请登录档案馆网站（http:/dag.hue.edu.cn），按照“业务指导——归档规范”栏目（http:/dag.hue.edu.cn/786/list.htm）中对应的归档范围执行；电子档案的归档按照《三码必中一码电子文件归档与管理暂行规定》。
二、归档要求
1.归档文件材料应齐全完整；纸质文件材料应为原件；上级来文与文件处理单并存，文件与文件签发单、定稿并存，正文与附件并存。
2.实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的,以纸质文件归档；有电子文件的,电子文件与纸质文件同时归档；电子文件归档时，必须同时提供纸质文件。系统录入内容完整，无误。
3.文件材料用纸应规范，字迹、用印等应清晰、完整；责任者和成文时间应标明。
4.声像材料归档时应附有标题，并注明责任者、形成时间、内容等，归档的声像材料应图像清晰、音质良好。各学院务请将2018届本科、专科毕业生以班级（或专业或学院）为单位的毕业照合影及时移交。
三、归档程序
归档单位档案员将收集的本部门文件材料进行分类整理，编号、将目录录入南大之星档案管理系统（http:/202.197.144.170/），打印好，核对无误签字后统一在规定时间内移交档案馆。移交时填写档案移交清单，一式二份，（附件），档案移交清单需经单位主要负责人审核签字。归档单位和档案馆各执一份，以备查验。
请各单位高度重视档案的归档工作，于3月30日之前按时移交档案。
为了方便工作，请各单位兼职档案员加入学校档案工作群QQ:10620503。
因学校机构调整，请新增部门或兼职档案员有变化的部门将兼职档案员的名单报档案馆。
联系电话：87943542 87943587
档案送交地点：图书馆档案馆 （图书馆二楼档案馆）
附件： 2018年度档案移交清单
图书馆（档案馆、校史馆）
2019年3月8日
